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管理会社変更による個人情報について

相談内容 管理会社変更による個人情報について

福岡・30代男性
不動産業に従事しております。
賃貸アパートの家主様からのご依頼による管理会社の変更で、
旧管理会社より入居申込書や契約書、家賃支払明細等の一式を受け継ぎ、
管理会社変更のお知らせを入居者の方々へ配布致しましたところ、
個人情報の漏洩だとのご指摘を受けました。
このような場合はやはり個人情報保護法違反になるのでしょうか?
またベストな対応方法はどのようにすればよろしいのでしょうか?
宜しくお願い致します。


□■アドバイス

基本的にあなたが個人で対応しているわけではありませんから、
あなたの回答や見解には「会社としての責任」が伴います。
それであれば、まず、きちんと会社(上司)に状況を報告して、
会社としての対応を検討すべきです。

なお、近年、個人情報に対する保護意識が高まっていることから、
本来であれば、
 ●あなたの会社が引き継ぐ段階で、その問題に対処できるよう対策すべき
でした。
例えば、引き継ぐのであれば、入居者の契約書について、
 ●以前の管理会社の入居者との個人情報保護、
  さらには、事業者変更に伴う扱いについて、どのようになっているのか?
を、きちんと確認された上で、
 ●提供してもらうことでリスクが伴う
と判断されたのであれば、新たに提供していただく方向で考えるのも一案であり、
逆に、前契約に、
 ●個人情報の取り扱いについては、
  管理事業者が変更された場合には、変更先の管理事業者が引き継ぐ
というような内容があれば、問題が無いと判断できるかも知れません。

また、立場的にも、
 1.情報はあくまでも家主(契約主)が保有
 2.必要に応じて家主から情報提供を受ける
というような方法もあるかとは思います。

ですから、このようなことを、本来であれば、
 ●あなたの会社と大家さんが、契約前の段階において
こういう部分を綿密に確認する必要があり、
(実質的には、大家さんは分らない場合も多いと思いますので、
 あなたの会社がきちんと上記のような問題をクリアできるような方法を、
 きちんとアドバイスすべきであり)、
それができていれば、
「賃貸借契約書には管理会社が変わる可能性などには一切触れてない」
というようなクレームにつながることは無いと思いますし、
これはあなた、また、あなたの会社に対しては厳しいアドバイスになりますが、
 ●入居者に指摘されるまで、そのような部分をチェックできていないこと
は、いささか「プロの業務らしかれぬ状況」かと思います。

ですから、冒頭にも書きましたが、
 ●経営者でないのなら、会社に報告して、
  会社としての対策を検討すべき問題
になるでしょう。
(対処法はあると思いますが、担当者の裁量で行うべき対処ではなく、
 社として、今後のトラブルを防ぐために、きちんと考えるべき内容です)

今回の問題は、各事業者が、顧問弁護士、司法書士などの法律の専門家と共に、
問題の起きない方法を検討した上で交わすべき契約が、
そのように交わされていないことに起因します。
(いちいち案件ごとに相談するのは面倒ですから、
 本来であれば引き継ぐ際に交わす契約書(あなたの会社と大家さんとの契約書)が、
 そのような問題への対応力のある内容として作成されていることが一般的です)

(わんえるで~おー・前野町子さん)

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